項目概述

　　在信息時代化的今天，人們實時溝通越來越頻繁，對快速信息化交流的要求也越來越高。從大型的國際型政治會議到小型的企業(yè)商務談判，我們的溝通無時無刻不依賴于會議。

　　智能無紙化會議系統(tǒng)作為現(xiàn)代化多媒體會議室建設的一級執(zhí)行標準，是集數(shù)字發(fā)言、音頻擴聲、集中控制、語音轉(zhuǎn)寫及無紙化會議等多種先進技術于一體的智能化系統(tǒng)集成。而重視現(xiàn)階段無紙化會議技術對商務交流產(chǎn)生的影響，大力推進無紙會議現(xiàn)代化是世界會務發(fā)展的主流。采用先進的多樣系統(tǒng)技術融合手段，提供全新的會議環(huán)境，來設計會議會商活動，已經(jīng)成為市場的趨勢所在。

　　日常單位工作中經(jīng)常有一些重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金的使用，必須經(jīng)集體討論做出決定。而傳統(tǒng)的會議方式已經(jīng)不適應這種現(xiàn)代化的需要，集多功能多媒體顯示系統(tǒng)、無紙化多媒體會議系統(tǒng)、智能信息化系統(tǒng)於一體的新型現(xiàn)代化會議體系在會議過程中得到了日益廣泛的運用。作為一種新型的會議形式和現(xiàn)代化會議手段，無紙化多媒體會議技術給會商交流帶來了新的機遇。

　　設計思路

　　整套系統(tǒng)方案主要貫徹實用、先進的理念。設計時借鑒國內(nèi)同類型會議室的經(jīng)驗，并結合實際場地情況，設計具有獨創(chuàng)性。

　　建成后的智能化會議室設備數(shù)量較多，為了提高設備使用維護的靈活性，需采用設備集中控制和低維護成本的會議系統(tǒng)。除了在無紙化多媒體顯示系統(tǒng)完成交互式會議操作，同時需要與會議大屏系統(tǒng)、門牌侯會系統(tǒng)、多媒體數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)、音頻擴聲系統(tǒng)、智能中央控制系統(tǒng)、房間環(huán)境系統(tǒng)無縫結合配套使用，最終實現(xiàn)多元化、多功能、高效率的智能化現(xiàn)代會議效果。

　　根據(jù)業(yè)主方實際需求，我司設計出兼容性及實用性的幾套系統(tǒng)，整套會議系統(tǒng)具體如下：

　　會議大屏顯示系統(tǒng)

　　無紙化會議系統(tǒng)

　　門牌侯會系統(tǒng)

　　數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)

　　音頻擴聲系統(tǒng)

　　智能中央控制系統(tǒng)

　　房間環(huán)境系統(tǒng)

　　系統(tǒng)簡介

　　會議大屏顯示系統(tǒng)

　　圖一 大屏顯示系統(tǒng)

　　多媒體顯示系統(tǒng)由高亮度、高分辨率的LED顯示屏和無紙化超薄升降屏幕構成。如何做到會議的各種圖文信息在大屏幕顯示，且參會人員之間能交互式協(xié)同操作，無紙化升降屏幕的使用，起到了決定性的作用。

　　圖二 17.3寸升降一體超薄觸摸屏

　　主席桌采用先進的17.3寸無邊框全面屏升降一體機作為電子文件閱讀終端。右側(cè)集成可升降高質(zhì)量拾音話筒，整體提升會議高效交互性和美觀性。配備全彩9寸升降顯示電子桌牌，有效呈現(xiàn)不同參會人員身份信息。利用屏幕觸控傳感技術，可實現(xiàn)紙質(zhì)會議文件板式閱讀和手寫批注的操作特點。多項實用的閱文技術實現(xiàn)紙質(zhì)文件無法做到的快速內(nèi)容定位，文件檢索瞬間查詢，人員個性化簽到，多樣性投票、拓展遠程視頻探討等，升降一體機與會議顯示大屏進行畫面同步，遠程實景互動交流。極大增強現(xiàn)代化智能會議室的實用性及高效性。

　　圖三 超薄升降一體液晶電子銘牌

　　無紙化會議系統(tǒng)的搭建不僅為主要領導的重要會務提供了更好的交流空間，主席演講的文檔顯示到大屏的瞬間同樣能同步顯示到列席升降電腦上，包括多樣化的投票表決、茶水呼叫、簽到統(tǒng)計等功能。真正意義上實現(xiàn)了一份文檔多人共享，讓會議變得更專注，提升會議探討效率。

　　無紙化會議系統(tǒng)

　　無紙化會議系統(tǒng)運行在升降一體機內(nèi)，具有會議管理平臺，整合多樣會議模式涉及的各個環(huán)節(jié)?？商峁吧蟼髯h題資料，人員安排，簽到投票，個人會議紀要，電子白板，會議交流等多方面功能的實現(xiàn)。協(xié)助管理員對整個會議流程進行高效便捷的控制，構建各國與會人之間的有效技術交流，從而保證會商交流效果的高效體現(xiàn)、提高執(zhí)行力度。

　　無紙化會議系統(tǒng)以工作流技術為中心，為會議室所有參會人員提供了完整的資源分配和共享。具有先進性、靈活性、穩(wěn)定性、高度安全性、規(guī)范性和可擴充性等。

　　先進性與靈活性

　　本系統(tǒng)選用先進、實用的技術和功能完善的智能會議產(chǎn)品，將會議內(nèi)容流程化，組織召開培訓迅速、清楚、輕松會整各式資料。符合今后的發(fā)展趨勢。系統(tǒng)具有良好的開放性和兼容性，與未來擴展的設備具有良好的互聯(lián)性和互操作性。

　　成熟性與實用性

　　各子系統(tǒng)需采用已使用過并成熟可靠的產(chǎn)品，同時具有實用性，充分發(fā)揮每一種設備的功能和作用。系統(tǒng)操作方便，維護簡單，便于管理。

　　集成性與可擴展性

　　系統(tǒng)設計中充分考慮會議室的各系統(tǒng)集成性，確保無紙化系統(tǒng)總體結構的穩(wěn)定。使用不同廠商，不同類型的先進產(chǎn)品，達到整個系統(tǒng)隨著技術的發(fā)展和進步，不斷得到充實和提高。

　　安全性與服務性

　　深刻理解會議室配套運行的設備和系統(tǒng)安全可靠的重要性，安全始終放在第一位置。系統(tǒng)支持設定會議資料瀏覽查看權限，根據(jù)實際需求，可隨時切換報告人員。會議結束后，自動會議過程打包并清除會議痕跡。不是授權最終權限的人員無法登入查看。

　　門牌侯會系統(tǒng)

　　考慮到貴單位目前還是采用手工化管理會議室，各參會人員對于不同樓層的會議室空閑、預訂情況不能及時得知。為了進一步規(guī)范會議室的有序使用管理，獲取會議室是否使用信息。我司采用會議門牌系統(tǒng)搭配會議室門口懸掛的高清顯示屏，讓參會人員及外來人員對會議室的使用情況一目了然。會議門牌能有效顯示會議信息及開會起止時間，自帶燈條不同顏色顯示會議室使用狀態(tài)。整體提高了會議室的使用率和會議組織者的寶貴時間。

　　數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)

　　發(fā)言單元采用高強度單指向性駐極體拾音器。內(nèi)置的喇叭，采用防漏磁高保真揚聲器，能夠穩(wěn)定清晰的接送語音傳輸。話筒桌面移動式設計，不僅保留了拾音距離長、指向性明確的特色，而且增加了會議室多用的可塑性及美觀性。

　　音頻擴聲系統(tǒng)

　　慮到會議室本身建筑結構、聲學環(huán)境和裝修材料要求。此次擴聲系統(tǒng)采用JBL知名品牌音響、丹麥皇冠品牌專業(yè)功放、日本聲學造詣一流的調(diào)音臺系列設備。專業(yè)的擴聲系統(tǒng)搭配，綜合考慮了揚聲器的最大聲壓級、功放的功率儲備揚聲器的保護、音頻處理器的處理能力以及主控調(diào)音臺等環(huán)節(jié)。引入冗余備份的設計理念，解決了高質(zhì)量會議存在的聲音失真、串音等聲學瑕疵。毫無缺陷的還原與會者聲音傳輸，大幅度提高了系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

　　智能多媒體中央控制系統(tǒng)

　　采用先進的智能中央控制系統(tǒng)設備，實現(xiàn)智能多媒體會議室各種電子設備的集中控制。能夠?qū)崿F(xiàn)自動化程度高的智能化控制，盡量減少操作人員的操作復雜性，實現(xiàn)“一鍵到位” 式的控制方式。能充分現(xiàn)出各種設備的卓越功能，讓所有設備工作在最佳狀態(tài)，發(fā)揮設備的最大功效：

　　能夠控制無紙化顯示終端設備一體開關機;

　　能夠控制LED顯示屏，進行開/關機、信號切換等功能;

　　能夠控制電動吊架，自動升降投影機;

　　能夠控制終端屏幕，實現(xiàn)屏幕的上升、停止、下降功能;

　　能夠控制DVD進行播放、停止、暫停等功能;

　　能夠控制音量，進行音量大小的調(diào)節(jié)功能;

　　能夠控制矩陣信號切換功能;

　　能夠控制會議室燈光開關和亮度功能。

　　房間環(huán)境系統(tǒng)

　　房間環(huán)境系統(tǒng)由房間的燈光(包括白熾燈、日光燈)、電動窗簾、會議桌椅、通風空調(diào)等設備構成，完成對整個房間環(huán)境、氣氛的改變。

　　會議室的布局非常重要，有了好的設備如果沒有好的環(huán)境一樣發(fā)揮不出它的完美效果!一般會議室會議桌采用純木色的色調(diào)比較自然高雅，更顯得精致亮麗。有些教室沒有窗口，不用遮光。最好會場控制臺上應安裝燈光控制器，以便根據(jù)會場需要對光照作相應的控制。

　　室內(nèi)照明會直接影響LED顯示屏畫面顯示質(zhì)量，會議室環(huán)境照度高低會使投射畫面對比度不一，畫面模糊。人長期處于光線較暗的壞境中，會帶來視覺系統(tǒng)的疲勞，影響會議交流質(zhì)量。顯然壞境的照明與顯示媒體的亮度需要細心權衡，會場就一定要保證足夠的光照，這樣才能取得較好的視覺效果。

　　除了需要足夠的亮度，另外通風、溫度和濕度也要注意。在多人同時開會，通風不良會使二氧化碳的濃度増加，而且還會導致環(huán)境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會議室的溫度保持在20-25℃較為理想，相對濕度以30-60%之間為宜。

　　歷史案例效果圖(帶升降桌牌)

　　歷史案例效果圖(含背面桌牌)

　　無紙化功能介紹

　　入會登陸

　　通過桌面顯示，查找您的姓名與會議信息對號入座，點擊進入會議

　　坐席簽到

　　點擊會議狀態(tài)欄的【簽到信息】，顯示當前參會人員到會情況，以及參會人員的信息及簽到情況。

　　議題資料

　　可查看的錄入會議文檔包括文字、圖片、視頻、其他、導出資料等。

　　支持對所有參會人員觀看會議資料的權限管理

　　文件批注

　　在會議文字資料查看過程中進行的內(nèi)容批注,可選擇多個與會人員對同一個文件進行批注

　　同屏閱覽

　　自定義選擇參會人員同屏觀看自己的畫面

　　參會人可以取消同頻，退出同屏, 并可加入同屏

　　投影大屏

　　支持升降終端畫面同屏至大屏顯示

　　會議投票

　　支持單選、多選、實名、匿名、多種投票方式，投票結果自動統(tǒng)計，圖形化顯示。

　　茶水服務

　　與會人員在桌位上可自行呼叫服務臺，如茶水、紙、筆等等。

　　清單預覽

　　施工售后方案

　　施工流程實施

　　建議并引導用戶提供必要的施工環(huán)境和網(wǎng)絡環(huán)境，施工環(huán)境由會場具體分布地點、會議室設計、會議室網(wǎng)絡接口、電源分布等因素確定， 網(wǎng)絡環(huán)境由地點及詳細網(wǎng)絡環(huán)境( 如帶寬、防火墻、端口等)、各地會議室網(wǎng)絡接口、安裝軟件終端的PC 配置等因素確定。根據(jù)現(xiàn)有用戶系統(tǒng)需求及上兩類因素，將為用戶制定專業(yè)的備貨供貨、安裝調(diào)試、全網(wǎng)試運行、進度時間等工程施工方案。

　　1.備貨階段：乙方備好項目所包含的設備，并負責運抵用戶安裝目的地。同時各方的工程小組人員到位， 特別是技術人員應作好安裝準備。在備貨階段，用戶與乙方應成立項目工程實施小組。根據(jù)用戶和乙方的工程管理人員在多個大型項目中實施的經(jīng)驗總結，為保證整個項目工程的順利實施，建議將項目工程實施的組織機構進行如下劃分：

　　(1)管理層：主要有用戶信息中心的負責人和乙方的高層管理人員組成，他們主要完成整個系統(tǒng)的規(guī)劃，管理和控制整個系統(tǒng)的實施過程和進度;

　　(2)實施層：主要由雙方的中層技術管理人員和技術實施人員完成系統(tǒng)設備的到貨、安裝、調(diào)試、培訓及驗收整個過程;

　　(3)維護層：主要由用戶、乙方的中層技術管理人員和技術實施人員完成系統(tǒng)驗收完畢后的系統(tǒng)維護。

　　2.安裝調(diào)試階段：

　　(1)工程人員的安排：為了保證工程的及時、順利完成，用戶與乙方將安排優(yōu)秀的工程技術人員負責設備的安裝調(diào)試。用戶應安排人員積極配合，并在整個過程中接受技術培訓。

　　(2)現(xiàn)場安裝及調(diào)試：a)系統(tǒng)安裝及調(diào)試時，雙方成立的項目實施工程小組將對每天安裝及調(diào)試的內(nèi)容將有詳細的工作文檔記錄《項目工程安裝調(diào)試報告》，

　　直到工程移交為止，b)工程開始移交測試時，項目實施工程小組將提供《工程測試報告》。移交測試將由雙方共同擬定測試內(nèi)容、測試指標、測試結果說明、測試儀器及方法等內(nèi)容報告給用戶審查通過。移交測試不合格，由雙方方商定的結果做出下一步的解決辦法。

　　3.聯(lián)網(wǎng)試運行階段：系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)期間，項目實施工程小組將觀察記錄產(chǎn)品的各項功能實施情況，主要測試及觀察各子系統(tǒng)運行情況記錄，了解各子系統(tǒng)在使用時，是否有障礙及發(fā)生的概率;

　　4.工程初驗階段：智能化信息會議設備由項目工程實施小組安裝和試運行后，工程小組將進行初驗的準備工作。包括：

　　(1)基本數(shù)據(jù)的整理：用戶數(shù)量設置、多種會議操作過程、操作方法、操作注意事項等。開通時需要用戶提供行政上的支持，包括召集相關單位技術人員配合工作，傳輸通道管理技術人員協(xié)同實施問題。

　　(2)工程技術資料文檔：用戶與乙方將根據(jù)客戶的要求提供全部數(shù)據(jù)及技術文件(包括圖紙、說明書及試驗報告等)，技術文件內(nèi)容包括：無紙化會議系統(tǒng)的全套技術資料、設計文件、系統(tǒng)文件、硬件設備技術文件、軟件系統(tǒng)技術文件、安裝和測試文件、維護和操作文件及與本系統(tǒng)有關的客戶認為必要的其他技術文件。工程初驗由項目工程實施小組人員進行，用戶應指派專人對初驗結果進行確認，對初驗中的問題及缺陷，乙方需及時解決，并最后需由項目工程實施小組人員簽署《初驗報告》后示為工程安裝結束，乙方工程技術人員方可離開。

　　5.工程終驗階段：項目工程實施小組應按合同要求的期限進行最后的工程驗收，在最后的驗收中應嚴格按著初驗步驟進行重復進行測試，并對在初驗中發(fā)現(xiàn)的問題進行重點的考查，補齊在初驗時的所缺的各類文擋。各項驗收合格后，各方代表簽字，按合同有關條款完成并執(zhí)行完合同。在終驗階段結束前，項目工程實施小組人員應對用戶信息中心相關人員進行技術培訓，具體內(nèi)容見下：

　　(1)培訓的目的及要求：為了保證XX提供的設備能良好運行，項目工程實施小組將為用戶培訓一批質(zhì)量合格的維護人員和少量高級工程技術人員。維護人員經(jīng)培訓后應能熟練地掌握包括通信在內(nèi)的軟件及硬件維護工作，并能及時排除大部分的設備故障。高級工程技術人員培訓后，除熟悉相關的設備、網(wǎng)絡的操作、維護管理系統(tǒng)的基本原理與總體概念外，還應掌握操作系統(tǒng)命令，具備組織管理設備的能力。

　　(2)培訓方式：用戶信息中心應提出培訓的要求(包括人數(shù)、時間要求等)，乙方提供培訓所需的教材和教師講解和說明。培訓地點及開課日期等由項目工程實施小組確定。其中為使維護人員能獨立進行設備的安裝、測試、運營、維護以及故障的排除等，項目工程實施小組將負責對維護人員進行現(xiàn)場培訓。

　　客戶服務方案

　　為滿足眾多用戶的服務需求，乙方將客戶服務分為兩個部分，一是售后服務、二是培訓服務， 祥述如下： 售后服務 1.開通服務熱線，提供每周五個工作日專業(yè)電話技術支持( 時間：9:00-18:30)， 非工作時間由乙方指定的工程技術人員提供服務，服務電話： 0571-28802800 2.開通電子郵件服務，提供成本低、響應迅速的Email 咨詢答疑，用戶可將遇到的各種問題或要求直接發(fā)往該Email 地址：wimuch@163.com ， 一般情況下，2小時內(nèi)用戶即可收到答復。 3.如遇由設備質(zhì)量問題，導致設備不能正常工作，在維修期間乙方提供備用機。 4.所有設備享受終身免費技術咨詢服務。 培訓服務 現(xiàn)場培訓：現(xiàn)場的安裝調(diào)試結束后，乙方將負責對用戶進行現(xiàn)場培訓。參加培訓人員為用戶的主要負責人、系統(tǒng)( 網(wǎng)絡)工程師，主要培訓內(nèi)容包括： 設備的實際使用及操作; 初步的故障診斷及小故障的排除; 重要會議的提前準備及鏈路測試。

　　部分歷史案例參考

　　G20“一帶一路”峰會