水電總院成立于2002年12月，坐落于首都北京,正值中國電力體制改革的關鍵時期。能夠在這一時期經國務院批準保留，并隸屬于中國電力建設集團有限公司，顯示了其在國家能源戰(zhàn)略中的獨特地位和重要作用。作為唯一承擔水電、風電、太陽能光伏發(fā)電等技術歸口管理工作的事業(yè)單位，水電總院不僅是技術創(chuàng)新的引領者，也是政策制定和行業(yè)標準的重要參與者。

　　一、項目背景

　　隨著信息技術的快速發(fā)展和應用，各行各業(yè)都在積極探索和實踐數字化轉型，以提高工作效率、降低運營成本、減少環(huán)境污染。水電水利規(guī)劃設計總院作為中國清潔能源領域的權威規(guī)劃和設計機構，積極響應國家關于節(jié)能減排和綠色發(fā)展的號召，決定引入現(xiàn)代化的無紙化會議系統(tǒng)，以進一步提升內部管理效率和服務水平。這一決策基于多個方面的考慮：一是響應國家節(jié)能減排政策，減少紙質文件使用，降低對森林資源的消耗，促進可持續(xù)發(fā)展;二是提高文件處理速度，簡化辦會、建會流程，解決傳統(tǒng)紙質文件流轉慢、易丟失、查找不便等問題，從而提升工作效率;三是確保敏感信息的安全，通過電子文檔加密存儲的方式增強數據安全性;四是利用數字化工具更好地整合信息資源，輔助決策者快速獲取所需信息，提高決策質量。

　　因此，建設無紙化會議室對于水電水利規(guī)劃設計總院來說，不僅能夠提升會議效率和質量，還能減少對環(huán)境的影響，為我國清潔能源行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展貢獻力量。

　　二、項目概況

　　該系統(tǒng)建設是由銳進科技根據用戶需求提供的數字化會議室解決方案。銳進科技是一家專注于無紙化會議系統(tǒng)的廠商，以其高度定制化的能力在行業(yè)內享有較高聲譽。建設內容主要包括：平板無紙化會議系統(tǒng)、電子桌牌系統(tǒng)、會議發(fā)言系統(tǒng)、會務管理系統(tǒng)以及這些系統(tǒng)的高度集成與互聯(lián)互通。

　　擬建設三個無紙化會議室共計60套銳進無紙化會議客戶端軟件(V10.0)、1臺無紙化會議系統(tǒng)主機(集中管理多個會議室)、1套銳進無紙化后臺管理系統(tǒng)(V10.1)、3臺大屏控制器、3臺無線通訊基站、60個高保真、高質量的臺面式會議主席單元和1臺數字會議主機、60臺雙面7寸液晶電子桌牌和3臺電子桌簽拓展主機以及一套由銳進科技根據用戶需求高度定制的會務統(tǒng)一應用管理系統(tǒng)(含議題收集管理模塊)。

　　系統(tǒng)含蓋了強大的會議應用功能，包括：議題管理(議題上報、議題庫、會商討論、審批管理、會議申請、節(jié)點配置等功能)、會議預訂及安排、會議數據分析和報告設備監(jiān)測和預警、短信服務平臺對接、創(chuàng)建會議、統(tǒng)一上傳議題文件，添加參會人員、文件安全管控，權限管控、文件智能分發(fā)、人員模擬排位、會議主持、同屏交互、會議簽到、會議概況、視頻播放、投票表決、書寫圈劃、會議記錄、電子舉手、會議交流、網頁瀏覽、會議服務工具等;具有功能豐富、界面簡潔直觀、操作便捷、穩(wěn)定可靠等特點;能夠幫助會議組織者極大地降低工作壓力，輕松進行會議現(xiàn)場管控，提高與會者的辦會效率，同時節(jié)省大量資料印刷費用，完全符合國家低碳、環(huán)保理念。

　　最后，這套數字化會議室解決方案的建設對水電水利規(guī)劃設計總院而言，具有深遠的意義。它不僅是積極響應國家節(jié)能減排政策的具體實踐，更是提升內部管理效率、優(yōu)化服務質量、推動數字化轉型的關鍵步驟。

　　響應國家節(jié)能減排政策：隨著全球對環(huán)境保護和可持續(xù)發(fā)展的重視，無紙化會議系統(tǒng)作為綠色辦公的重要組成部分，有效減少了紙張消耗和廢棄物的產生，符合國家節(jié)能減排的政策導向。水電水利規(guī)劃設計總院通過引入這一系統(tǒng)，不僅展現(xiàn)了企業(yè)的社會責任感，也為其他行業(yè)樹立了綠色辦公的典范。

　　提升內部管理水平：數字化會議室解決方案通過高度集成化的系統(tǒng)管理，使得會議組織、資料準備、會議記錄等各個環(huán)節(jié)更加高效、便捷。這不僅減輕了管理人員的工作負擔，提高了工作效率，還通過數據分析和報表功能，為管理層提供了更加全面、準確的決策支持，有助于優(yōu)化內部管理流程和資源配置。

　　優(yōu)化服務質量：數字化會議室為參會者提供了更加舒適、便捷的會議體驗。通過平板無紙化會議系統(tǒng)、電子桌牌系統(tǒng)等高科技設備的運用，參會者可以更加專注于會議內容本身，減少了因紙質材料準備、分發(fā)等繁瑣事務而帶來的干擾。同時，系統(tǒng)的實時互動、翻譯等功能也增強了會議的互動性和包容性，提升了整體服務質量。

　　推動數字化轉型：水電水利規(guī)劃設計總院作為清潔能源領域的重要機構，其數字化轉型不僅關乎自身的發(fā)展，也對整個行業(yè)具有示范意義。數字化會議室解決方案的建設，標志著總院在推進數字化轉型道路上邁出了堅實的一步，為后續(xù)更多數字化項目的實施積累了寶貴經驗。